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2021-02-24

最新消息 | 【要辦活動前你應該注意的幾大重點】

即使參加過很多的活動,但實際上規劃的層面還有許多要注意的細節和事項,往往很多活動都是獨一無二的一次,為了減少遺憾,很多事情必須在活動前,將所有細節溝通清楚,並完整落實執行好。


許多人第一次想舉辦活動的時候,會很容易找不到關鍵問題,還有一部分也忽略了實際執行度,對許多活動環節的想像太過天馬行空。而許多人也常因自行尋找各家廠商,過程中常覺得業者掌握不到自己的想法,更是害怕踩雷。

 

麗星小編以多年的活動經驗幫大家歸納分析,今天就來分享給大家知道喔~

 

  • 第一點:舉辦活動類型與主題主軸方向

舉辦活動類型會影響接下來規劃的方向還有找細節的內容,必須相當確認自己要辦的活動類型後,再接著往需要的細節來做定訂與規劃喔!例如活動類型-餐會、尾牙、家庭日、派對、發表會等等。

接下來就是主題的部分,雖然不需要一開始就必須直接決定,但如果有個主題性也會將所有規劃進程有個比較精確的進度。當然小編這邊也要提醒主題也是可以多多參考我們過往的經驗分享,而中途因為特殊原因而改變主題的也是不在少數,活動本身就是充滿不確定性因素,所以當規劃活動時不用太自我設限,以防綁手綁腳,難以施展自己的創意。

 

  • 第二點:舉辦活動日期與場地

不管是要自行舉辦活動或與活動企畫溝通時,最好能確認自己的活動日期並且是午宴或晚宴,想要辦室內還是戶外?

有許多場地,尤其是公家單位的場地,雖然租價便宜但是需要提前幾個月或是有限制時間性的預定或搶訂,不管是公園還是某些商業百貨前的空地等等,大家如果想要辦活動一定要提早再提早,確認自己想舉辦活動的日期時間,才不會無法在理想的場地及日期順利舉辦自己的活動!

明確的活動日期時間及場地會讓接下來的溝通變得更加有效率,以免發生討論了許多,但最後因為場地完全訂不到或更改,整體規劃都是必須要重新擬定的困窘狀況。

PS:麗星官網上也有許多合作場地及推薦的活動空間,大家不妨參考看看!

 

  • 第三點:應該自己舉辦還是請專業的來協助呢?

相信這點一定是許多公司同仁曾經想了又想的問題~

這個部分就比較見仁見智,小編這邊也是分享曾經有客人是為了怕麻煩而請活動公司協助了尾牙規劃,一連舉辦了好多年,結果某個年度有個長官覺得活動是很簡單的事情,於是要求該屆的福委都要自己自食其力一手包辦,結果當屆的尾牙其實不是太順利,並且每個福委都累到不行,因為除了本職工作還要負荷其他活動業務,導致那一陣子工作和尾牙兩頭燒,有了本次的慘痛經歷後,他們便告誡往後的福委 “活動一定要委外”,讓專業活動企畫來幫他們處理!

 

其實辦好一個活動真的不是很困難的事情,但是很多人會忽略了其實自己的專精不在此,並且舉辦活動的前置期其實都需要一段時間,可能會影響到自己本來的工作進而增加更大的壓力,與其要處理那麼多繁瑣的細節規畫,不如一開始就交給專業辦活動的公司,讓專作活動企畫的人來幫忙發想處理,也可以讓福委們可以多點時間可以處理其他公司內部的細節,甚至也可以好好地一起吃頓飯歡樂度過活動時光~而不是被所有事情和進度追著跑喔!

 

  • 第四點:了解自己想要的風格與專業活動企畫能給你的是什麼

明確了解自己想要什麼樣的活動的主題氛圍及風格,進而選擇最適合自己的活動企劃,這點十分重要。

不同公司活動企畫規劃在設計主題、發想活動,也會有相當不同的風格,有些各自會有專精的活動能力,這點就可以多多參考他們的作品來選出最符合公司或你自己需要的部分來做考慮選擇。

全能型的公司也有,但也可能在報價上會超出你的預期,建議一開始就能抓出大致上的預算考量,讓即將為您服務的公司先理解目前的預算大概在哪個區間,活動企畫在規劃時才能更貼近實際可執行的層面,整體規劃也能更完整。

 

  • 第五點:預算(費用裡包含的內容細節)

開始溝通後除了一開始的提案規劃,很快企畫這端也會提供建議的報價內容,以及可以加購的服務,但特別注意這邊還不是最完整的最終價格,實際價格還是會依照公司的活動需要去調整。

雖然有些公司會出一些套組和組合優惠價格,實際上活動因為太千變萬化,每場活動的需求和規格都差很多,所以實際上還是要多問多看多聽專業企畫的建議喔!

比方說:需不需要搭建舞台、音響系統、燈光設備、背板、現場布置、設計、樂團或表演藝術等等。

有很多可以加購的服務,基本上活動企畫都會有非常多的門路來幫你處理你想要的需求,當你還來不及想到,活動企畫都能幫你完善。

 

以上就是麗星小編幫大家歸納分析規劃活動常常遇見的問題和要注意的細節。

 

雖然不是每個人都有辦活動的經驗,但也不用因為自己的不懂而過於憂心,

把自己想了解的大膽的問出來就好了,你的活動企劃窗口越是對答如流,越證明他們經驗豐富。

希望大家能相信自己的選擇,相信活動企畫的專業能力,讓他們幫你們把活動變得更加有趣吸睛!~

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